Мир без СЭД, какой он?

Время – деньги. Этому крылатому выражению почти 300 лет, но оно не только теряет своей актуальности, но приобретает все более важное значение в современном бизнесе. От того умеет ли предприниматель ценить время и быстро реагировать на постоянные изменения бизнес-среды полностью зависит успешность и прибыльность его бизнеса. Прописные истины, которые, к сожалению, не все еще понимают полностью.

Бумажный документооборот засоряет рабочее место и окружающую среду
Бумажный документооборот засоряет рабочее место и окружающую среду

Современный ИТ-мир постоянно прилагает  максимум усилий для создания максимально комфортных, беспроблемных и удобных условий ведения бизнеса, разрабатывая системы электронного документооборота (СЭД), сводящие, например, к нулю любые шансы потерять документ, системы управления финансами, делающие работу финансовых отделов понятной, прозрачной и простой, и многие другие решения для бизнеса.

А теперь представим, что, например, система электронного документооборота так и не была придумана и внедрена в компаниях и государственных учреждениях. Мир без СЭД, какой он?

По статистике каждую неделю рядовой сотрудник офиса распечатывает 6 документов из 10 страниц, что составляет около 2880 листов в год. Средняя компания насчитывает от 50 до 200 сотрудников, что в масштабе тысяч компаний в такой многомиллионной стране, как Украина, насчитывает сотни тысяч гектаров леса, ежегодно уходящих на производство бумаги.  По данным Ассоциации по вопросам Управления Информацией и Изображениями (Association for Information and Image Management, AIIM), экономия одной тонны бумаги позволяет спасти 17 деревьев, 26 тысяч литров воды, 3 кубических метра земли, 240 литров горючего и 4 тысячи кВт/ч электричества.

Учитывая текущую скорость ведения бизнеса и количество предприятий и учреждений по всему миру, можно предположить, что уже через 30 лет придется отводить целые здания под хранение бумажных архивов компаний. Еще через 10 лет эти здания-архивы превратятся в целые кварталы, и впоследствии и города. Города, которые при малейшей неосторожности будут гореть и массово уничтожаться, унося с собой ценную информацию и необратимо нанося вред окружающей среде. Для обеспечения предприятий бумагой вырубают миллионы гектаров леса. Именно так Земля становится всё менее зеленой и всё более захламленной бумагой.

Существует возможность переработки использованной бумаги, но можно в принципе свести к минимуму использование бумаги с помощью систем электронного документооборота (СЭД), позволяющих снизить бумажный документооборот на 40%.

Ольга Ломакина, менеджер проектов внедрения СЭД и корпоративных порталов заказчиков компании Softengi: «Согласование отпусков сотрудников и их работ, описание процедур работы компаний и холдингов, служебные записки – всё это можно делать в электронном виде. По нашему опыту, оптимизация классического подхода к делопроизводству помогает перевести от 20% до 50%  всех процессов в электронный вид, что значительно упрощает работу компании. При  разумном подходе к оптимизации бизнес-процессов эта цифра может вырасти до 80%».

Главной задачей внедрения СЭД, как в бизнесе, так и на государственном уровне, является создание единого информационного пространства ведомств и отделов для обмена важной документацией. Такая система не только автоматизирует процесс создания, учета, хранения и согласования документации, что существенно экономит время специалистов, но и позволяет усилить контроль принятия и реализации решений.

На данный момент в Украине уже активно начато внедрение систем электронного документооборота (СЭД) на государственном уровне, что планируется завершить к концу 2013 года полным отказом от бумажной документации.

Электронный документ компактен и безобиден
Электронный документ компактен и безобиден

Источник: http://www.softengi.ua/press-center/?id=World-Without-Electronic-Document-Management-What-Is-It

Что может сорвать заключение крупной сделки

Менеджеры по продажам часто допускают одну ошибку, которая вводит их в замешательство при заключении крупной сделки с корпоративным клиентом. Вот как выглядит ситуация, решения для которой меня часто просят рассказать на тренинге по продажам.
Менеджер выходит на потенциального заказчика. Это крупное предприятие, и его для начала переадресовывают на отдел, который занимается закупкой данного вида товаров или услуг – отдел снабжения, PR-службу, отдел маркетинга, секретариат, бухгалтерию.
Так как в этот отдел поступает большое количество подобных предложений, сотрудники отдела не хотят, чтобы им кто-то долго и упорно что-то продавал. Они просят, чтобы предложение прислали по факсу или электронной почте, и не вступают в долгое общение. Таким образом, уже на этом этапе невозможно дифференцироваться от конкурентов.
Если удачливый менеджер по продажам выходит на уровень хорошего общения в отделе, осуществляющем закупки, то часто ситуация тормозится на этапе подтверждения сделки лицом, распоряжающимся деньгами. Снабженец разводит руками: «Я и так, и сяк шефу объяснял – он ни в какую. Либо у него другие поставщики, либо просто своё видение – он меня не особо-то и слушает. Короче, не могу повлиять на ситуацию, хотя сам хочу брать у вас».
О, как же ненавидят подобную ситуацию менеджеры! Особенно, если шеф «такой высокомерный (занятый, крутой и т.п.)», что к нему невозможно пробиться!
Есть одна вещь, которую должен знать профессиональный продавец, чтобы не отчаиваться и не расстраиваться в подобной ситуации. На решение о сделке влияют не один, а четыре человека.
Вот они.
Первый – тот, кто покупает. Это может быть и сотрудник отдела снабжения, и все другие по списку, на кого вас переключают в первую очередь. Это те, до кого добраться легче всего. Они даже могут сами на вас выйти. Иногда они даже принимают решения, но если дело касается больших денег, то вряд ли.
Второй – тот, кто платит. Это как раз может быть генеральный директор, исполнительный или финансовый директор, владелец компании или жена владельца компании. Вам надо выяснить, кто этот человек. До него пытаются добраться менеджеры по продажам, но иногда безуспешно. В других случаях менеджеры по продажам пытаются добраться просто до самого высокого руководителя, но он может не быть тем, кто платит! Надо с точностью выяснить, кто сидит на чековой книжке, прежде, чем рваться наверх. А так же надо найти остальных двоих.
О существовании ещё двоих знают все, но практически 100% продавцов игнорируют их существование. Это стоим им иногда миллионов долларов недополученной выручки.
Третий – это тот, кто использует данный продукт или услугу. Это может быть начальник производства, главный инженер, главный бухгалтер, любой значимый специалист или руководитель, для чьей деятельности и предназначены продукт или услуга. Надо точно выяснить, кто это, продать ему (продать саму идею, зачастую деньги его не интересуют) и сделать его своим союзником. Часто этот человек вхож к тому, кто платит и имеет на него огромное влияние.
И есть ещё один человек, должность которого определить практически невозможно. Мы называем его «наставник». Это человек, который просто является законодателем мнения относительно данного продукта. Тот, кого слушают, с кем советуются. Это может быть секретарь генерального директора. Может быть его лучший друг. Это может быть его жена, которая работает на том же предприятии (или другой родственник, друг и т.д.).
«Наставником» может быть самый опытный на предприятии слесарь дядя Ваня. Им может быть заместитель директора, и далее по списку. Как же его определить.
Чтобы найти «наставника», вы должны напрямую спросить, с кем советуется тот, кто платит у всех, кого вы расположите к себе. «Покупатель» вашего продукта, «юзер», сам генеральный (если вы с ним уже общаетесь).
И не забудьте про важнейшего человека в организации, который знает и может многое – про секретаря того, кто платит. Это тот человек, который может быстро вывести вас на всю честную компанию.
Я не буду рассказывать тут, как правильно общаться с секретарём, напишу об этом отдельно. Основное, что не надо забывать – секретарь тоже человек. Он (она) очень сильно осознаёт свою важность (больше, чем директор). У секретаря зачастую есть приказ не пропускать к нему тех, кто продаёт. Но этот «отсекатель» распространяется в основном только на главное лицо, и не включает в себя остальных троих.
А с их рекомендациями вы спокойно можете уладить как шефа, так и его секретаря.
Имеющий уши да услышит.
Я знаю, что эта небольшая статья поможет тем, кто способен. Ибо так уже бывало.
Успехов вам и процветания.

Вадим Мальчиков,
владелец Центральной тренинговой компании

Отдача от отката.

Почему консультант, работающий с «откатами»,
никогда не сделает качественной работы.

К сожалению, многие консультанты по управлению – циники. Они не верят в свою работу, не уверены в своей способности помогать. Их жизнь наполнена беспокойством и неискренностью. Нет, это не значит – «полностью ни на что не способны». Даже просто направив предприятие по пути успешного действия другой компании, можно хоть чем-то, но улучшить ситуацию, что ценно. Тем более – проявив смекалку.
Но есть одна вещь, которую не умеет решать подавляющее большинство именитых, дорогих, известных консультантов (я не говорю про шарлатанов, я их за консультантов не считаю). Даже гиганты «большой четвёрки» консалтинга.
Это проблемы с «человеческим фактором». Или по-другому – индивидуальными особенностями личности, поведением и намерениями сотрудников.
Я недавно участвовал в международной бизнес-конференции. Выступали известные в мире консалтинга личности. Уважаемые мной консультанты, которые делают качественную работу, что редкость на данном рынке. Так вот, цитирую одного из них, владельца и основного консультанта очень известной фирмы: «единственная вещь, для улаживания которой не сформулирована точная технология, это человеческий фактор».
Помните такой персонаж – помещица Коробочка из Гоголевских «Мёртвых душ»? Главный герой, Чичиков, спрашивает у неё:
– Матушка, а как проехать к усадьбе помещика Собакевича?
– Хм… не знаю я такого помещика. Да значит, и вовсе нет такого помещика!
– А помещик Манилов, где обитает?
– Что-то не припоминаю я такого… Да и вовсе нет такого помещика!
Ту же самую ошибку делают и консультанты. «Не знаю я такой технологии… Да и вовсе нет такой технологии!».
Не факт, господа, не факт.
Интересно, действительно ли этот безапелляционный консультант уверен, что изучил все технологии, касающиеся человеческого фактора, которые используются на планете? Изучил, применил, и отбросил?
На самом деле есть одна ключевая причина, по которой «акулы» консалтингового бизнеса не смотрят вокруг себя и делают скоропалительные авторитарные заявления. По этой же причине они не смогут увидеть технологию решения человеческого фактора, даже если их сунуть в неё носом.
Имя этой причине – неэтичность.
Приоткроем чуть-чуть завесу тайны консалтингового рынка в России, и, зажав нос от нахлынувшего амбре, взглянем на реальность.
В мире консалтинга есть только два способа получить действительно крупный заказ. Откат и позиционирование. Второй используется крайне редко.
Откат, или по-простому взятка, работает чаще всего в тех случаях, когда решение о заказе принимает не владелец денег, а вороватый руководитель, на что я рекомендую обратить внимание владельцев.
В консалтинге откаты могут составлять до половины полученных с клиента денег. А когда сумма заказа измеряется миллионами долларов, это становится интересным, не правда ли? И при этом консультанты находят себе массу оправданий. Например – я же не ворую, наоборот отдаю. Это менее неэтично, чем брать взятку.
Не могу не привести одно сравнение, рискнув стать мишенью негодования поборников эстетики. В «зоне» пассивный гомосексуалист считается ничтожеством, самым низшим существом. Ему не подают руки, не сидят с ним рядом, его не трогают – неприкасаемый, одним словом. Зато у активного, который вступает в связь с «опущенным», никаких социальных проблем.
Между нами – не так уж и сильно они отличаются друг от друга.
Для меня это аналогично ситуации с взятками. Да простят меня взяточники за сравнение с «петухами». Ну не люблю я, когда у своего предприятия воруют.
Так вот, вернёмся к консультанту, который даёт откат. Он, во-первых, нарушает закон, во-вторых, содействует вору, присосавшемуся к казне предприятия. Или к государственной казне, что не лучше.
Что происходит с ним дальше? Он должен как-то оправдать для себя свой поступок, на который пошёл из-за денег. Так что он находит оправдание. Оно для каждого индивидуально, но у любого оправдания есть одна общая черта – критика тех людей, у которых были украдены деньги. Чем хуже человек, которого ты обкрадываешь, тем меньше груз вины, не так ли? Если это государство, тут же возникает идея, что «все и так воры». Если корпорация, у владельцев сразу же находится много отрицательных черт, которых раньше не было, но которые оправдывают совершённое консультантом преступление. Самое беглое рассмотрение этой критики и оправданий покажет, что они надуманы и преувеличены. Однако преступник должен верить в эти обобщения и домыслы – они средство от внутреннего дискомфорта. Так рождается цинизм.
И это даже не самое страшное. Главное – консультант теперь не может помочь решить ситуацию, так как внутренне оправдывает сотрудников, нарушающих политику предприятия. Даже если внешне он их клеймит, они на одной стороне поля.
У консультанта в такой ситуации возникает искаженное видение ситуации. Иначе быть не может, так как если бы он посмотрел прямо и честно, он пошел и сдался бы в ОБЭП.
Далее, искаженное видение не позволяет ему видеть причины проблем на предприятии. Его задача как консультанта – именно спрямлять восприятие проблем клиентами, чтобы они смогли их решить. Но он уже не способен это делать.
И всё, что ему остаётся – давать советы из книг и «успешных кейсов», надувать щёки, и молиться, чтобы быстрей был подписан акт выполненных работ. А потом пытаться насладиться большим гонораром.
О качественном консалтинге вы можете забыть, какой бы квалификацией не обладал консультант.
Я часто слышу от людей один вопрос – «почему я не могу расслабиться?». Я не всегда отвечаю честно, иногда отмалчиваюсь. Сегодня скажу. Не можешь расслабиться – твоя совесть нечиста. И мне горько, если этот вопрос задаёт бизнес-консультант.
Именно поэтому консультанты WISE гордятся своей лицензией. WISE предоставляет её только честным людям, которые не нарушают закон. Если бы кто-то из консультантов WISE дал взятку или откат, или просто обманул клиента – он бы лишился лицензии и статуса, как только ситуация бы подтвердилась. А это не сложно – у WISE отработаны методы выявления правды. Недаром эта ассоциация – монополист на решения в области человеческого фактора. Так что если кто-то приходит к вам и говорит, что он консультант WISE – позвоните в офис ассоциации и наведите справки об этом человеке.
WISE настолько прочно зарекомендовал себя как предприятие, следящее за этикой своих консультантов, что во многих странах, например в США, арбитражные суды даже не пересматривают решения по спорным вопросам, в которых содержится резюме Чартерного комитета WISE. Его просто утверждают.
Если вас тоже волнует один из поднятых мной сегодня вопросов – человеческий фактор, откаты или выявление правды – технология есть. Не верьте, когда вам пытаются доказать, что её не существует. Присмотритесь к тому, кто это говорит.

Вадим Мальчиков,
владелец Центральной тренинговой компании

«  1   2   3   4   5   6  

Пользовательское соглашение

Опубликовать
Яндекс.Метрика