Компания «Газинформсервис» приняла участие в международном Форуме ЭДО

Советник генерального директора – начальник удостоверяющего центра ООО «Газинформсервис», к. т. н. Сергей Кирюшкин и менеджер продуктовой линейки LitoriaБогдан Мишко приняли участие в Международном Форуме по электронному документообороту. Мероприятие прошло 11 ноября в Москве.

Международный Форум ЭДО — событие, посвящённое вопросам развития систем электронного документооборота. Более 1500 участников, в числе которых эксперты федеральных органов, члены Ассоциации «РОСЭУ», операторы и интеграторы ЭДО, а также представители малого и среднего предпринимательства, обсудили различные темы, от нормативно-правового регулирования до ИИ в ЭДО.

Основная аудитория Форума ЭДО — это пользователи систем электронного документооборота, которых волнуют наиболее острые и актуальные прикладные вопросы, связанные с жизненным циклом электронных документов. Правильное подписание и правильная проверка электронной подписи, какой бы сложной она ни была (множественная, архивная, иностранная) — это важный этап, от которого зависит степень доверия к электронному документу, его юридическая значимость, и, в конечном счёте, принимается ли документ доверяющей стороной к рассмотрению или нет, вызывает ли он правовые последствия или не вызывает. «Газинформсервис» позиционирует продуктовую линейку Litoria как каноническое средство для решения этой сложной задачи. Именно этим вопросам было посвящено участие компании в Форуме.

«В круглом столе на тему “Трансграничный электронный документооборот”, проводимом в рамках Форума нашим партнёром — компанией “Тензор”, мы представили технологические, организационные и правовые решения для трансграничного признания иностранной электронной подписи», — подчеркнул Сергей Кирюшкин.

Эксперт также представил на Форуме отдельный доклад на тему «Во избежание катастрофы: подписываем и проверяем электронную подпись правильно». «В докладе обоснована принципиальная важность использования усовершенствованных форматов электронной подписи с метками доверенного времени и доказательствами статуса сертификата на момент подписания, представлен сценарий длительного архивного хранения электронных документов с выдачей квитанций доверенной третьей стороны, — объяснил Сергей Кирюшкин. — Благодарим нашего партнёра — компанию “Тензор” за приглашение к участию в круглом столе, а организаторов Форума ЭДО — за прекрасные условия, созданные для делегатов».

«Общение с участниками Форума подтвердило интерес к проблематике, которую мы решаем в своих продуктах, и перспективность нашего подхода. Подобная обратная связь позволяет нам делать решения лучше и полезнее для заказчиков. Так, например, наш продукт Litoria DVCS даёт возможность операторам ЭДО предоставлять новые услуги своим заказчикам, а конечным пользователям помогает использовать привычные инструменты ЭДО в областях, где ранее это казалось невозможным, например в международном взаимодействии», — добавил Богдан Мишко.

DropDocs: надёжность и цифровая прозрачность для бизнеса

В ситуации, когда компания рассматривает нового подрядчика, часто возникает вопрос о его надёжности. Для получения объективной оценки достаточно обратиться к публичному профилю организации в сервисе DropDocs по адресу dropdocs.ru/id/ИНН: здесь представлен рейтинг благонадёжности, сформированный на основании документов, подтверждённых электронной подписью. Чем выше степень достоверности предоставленных данных, тем выше рейтинг компании, что напрямую отражается на уровне доверия и снижает потенциальные риски при сотрудничестве.

фото: DropDocs: надёжность и цифровая прозрачность для бизнеса

DropDocs (dropdocs.ru) — облачный сервис для электронного документооборота, разработанный специально для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Он объединяет три ключевых функции:

  1. Рейтинг благонадёжности организации — формируется на основе полноты и подлинности загруженных документов, подтверждённых ЭЦП. Чем выше рейтинг, тем выше доверие и меньше налоговых или коммерческих рисков.
  2. Обмен документами и подписание ЭЦП — загрузка и обмен документами в защищённой среде, юридическая значимость подтверждена федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
  3. Надёжное облачное хранение — документы, подписанные ЭЦП, хранятся неизменными, с историей подписяй и возможности архивного восстановления, даже если организация исключена из ЕГРЮЛ

Функционал и преимущества DropDocs

  1. Публичный цифровой профиль организации — уникальная ссылка в сервисе, которая повышает узнаваемость, индексируется поисковиками, способствует росту ИКС и доверия со стороны партнёров.
  2. Прозрачность и безопасность — доступ к документам имеют только зарегистрированные участники: применён принцип «общей известности». Каждая подпись проверяется автоматизированно на подлинность.
  3. Защита от рисков — документы из DropDocs служат доказательной базой “должной осмотрительности” перед налоговыми органами и банками, позволяя снизить шанс претензий или блокировок.
  4. Безбарьерное подписание ЭЦП — DropDocs поддерживает автоматическое подписание через браузер с Рутокеном, без необходимости сложных настроек или роуминга между ЭЦП-провайдерами.
  5. Полный цикл ЭДО — обмен, подписание, хранение документов, а также аналитика и контроль — всё в одной платформе: упрощение взаимодействия и ускорение процессов

DropDocs — это не просто «ещё один ЭДО-сервис». Это место, где документы перестают быть проблемой и превращаются в инструмент доверия. Здесь у бизнеса появляется шанс работать «в белую» и не бояться, что завтра кто-то обвинит его в неосмотрительности.

Если коротко — меньше бумажной волокиты, больше уверенности. И да, спокойнее спать тоже помогает.

Система электронного взаимодействия органов исполнительной власти

На сегодняшний день в органах исполнительной власти существует более 20 различных типов систем электронного документооборота, которые решают абсолютно разные задачи и используются различных подразделениях и департаментах.

Безусловно, внедрение электронного документооборота в органах власти, позволяет повысить эффективность процессов информационного обеспечения управления, принятия управленческих решений, контроля исполнительской дисциплины, а также значительно снизить затраты времени на доставку, исполнение, расходы на бумагу и другие расходные материалы. Однако при таком количестве внедренных систем, ведомства все-таки остаются изолированными друг от друга, и эффективность работы отдельно взятой  организации теряется в общей системе межведомственного документооборота, где усложнены процессы контроля и сбора аналитических данных обработки внешних документов.

Создание единого интегрированного информационного пространства органов исполнительной власти  для возможности автоматизированного обмена между существующими системами электронного документооборота позволяет существенно повысить эффективность взаимодействия ведомств: ускоряется доставка документов, появляются возможности межведомственного контроля выполнения поручений и сбора отчетности обработки документов, снижаются расходы на функционирование курьерских и почтовых служб.

Система электронного взаимодействия органов исполнительной власти (СЭВ ОИВ) предназначена для обеспечения эффективного электронного взаимодействия ОИВ  и разработана с учетом нормативно-правового обеспечения технологий обработки, передачи, получения и использования электронных документов или копий бумажных документов, заверенных электронной цифровой подписью.  Необходимо отметить, что СЭВ ОИВ не автоматизирует документооборот внутри ведомств, основными целями при построении СЭВ ОИВ являются:

– реализация единой государственной политики электронного документооборота;

– создание единой системы межведомственного электронного документооборота за счет подключения существующих в центральных органах исполнительной власти и органах местного самоуправления систем электронного документооборота в СЭВ ОИВ;

– создание предпосылок для перехода на безбумажный межведомственный документооборот с использованием исключительно электронного документа;

– внедрение единых стандартов работы с электронным документом.

Централизованные технические сервисы предоставляемые в рамках СЕВ ОИВ:

–           Гарантированная доставка документов.

–           Обеспечение конфиденциальности, целостности и достоверности передаваемой.

–           Взаимодействие с центром сертификации ключей, поддержка ЭЦП.

–           Централизованное ведение базы участников обмена.

–           Поддержка механизма адаптеров для подключения автоматизированных систем электронного документооборота разных производителей.

–           Проверка форматов передаваемой информации на соответствие ТУ У 30.0-33240054-001:2005.

–           Администрирование и мониторинг процессов обмена.

Схема подключения ОИВ к СЭВ
Схема подключения ОИВ к СЭВ

В качестве формата для документа и его метаданных, при реализации возможности обмена между системами электронного документооборота, в СЭВ ОИВ использован формат электронного документооборота в органах государственной власти, формат электронного уведомления, утвержденный приказом Министерства образования и науки, молодежи и спорта Украины от 20.10.2011 № 1207.

Согласно постановлению КМУ от 18 июля 2012 № 670, всем министерствам, другим центральным органам исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым, областным, Киевской и Севастопольской городским государственным администрациям до 1 октября 2012 необходимо принять меры по приведению собственных систем электронного документооборота в соответствии с требованиями к форматам данных электронного документооборота в органах государственной власти для обеспечения работы с системой электронного взаимодействия органов исполнительной власти.

Специалистами компании InBASE уже разработана подсистема «Megapolis. Межведомственный обмен» для подключения органов исполнительной власти, использующих систему Megapolis.Документооборот, к СЭВ.

Подсистема «Megapolis. Межведомственный обмен» обеспечивает выполнение следующих функций:

–           Формирование электронного уведомления по запросу пользователя; формирование, проверку ЭЦП электронного уведомления; обеспечение принятия электронного уведомления; обеспечение принятие квитанции.

–           Ведение журналов отправленных, полученных электронных уведомлений.

–           Формирование отчетов по состоянию электронного уведомления отправленного в СЕВ; отчеты по полученным из СЕВ электронным уведомлениям.

–           Администрирование доступа к формированию электронного уведомления; получению электронного уведомления; просмотра отчетов.

Уже сегодня СЭВ ОИВ позволяет передавать и получать организационно-распорядительные документы в электронном виде, контролировать сроки обработки документов, автоматизировать процесс согласования проектов нормативных документов между органами исполнительной власти.

Источник: http://www.inbase.com.ua/ua/kompaniya/novini/689-sistema-elektronnogo-vzaimodejstviya-organov-ispolnitelskoj-vlasti

Мир без СЭД, какой он?

Время – деньги. Этому крылатому выражению почти 300 лет, но оно не только теряет своей актуальности, но приобретает все более важное значение в современном бизнесе. От того умеет ли предприниматель ценить время и быстро реагировать на постоянные изменения бизнес-среды полностью зависит успешность и прибыльность его бизнеса. Прописные истины, которые, к сожалению, не все еще понимают полностью.

Бумажный документооборот засоряет рабочее место и окружающую среду
Бумажный документооборот засоряет рабочее место и окружающую среду

Современный ИТ-мир постоянно прилагает  максимум усилий для создания максимально комфортных, беспроблемных и удобных условий ведения бизнеса, разрабатывая системы электронного документооборота (СЭД), сводящие, например, к нулю любые шансы потерять документ, системы управления финансами, делающие работу финансовых отделов понятной, прозрачной и простой, и многие другие решения для бизнеса.

А теперь представим, что, например, система электронного документооборота так и не была придумана и внедрена в компаниях и государственных учреждениях. Мир без СЭД, какой он?

По статистике каждую неделю рядовой сотрудник офиса распечатывает 6 документов из 10 страниц, что составляет около 2880 листов в год. Средняя компания насчитывает от 50 до 200 сотрудников, что в масштабе тысяч компаний в такой многомиллионной стране, как Украина, насчитывает сотни тысяч гектаров леса, ежегодно уходящих на производство бумаги.  По данным Ассоциации по вопросам Управления Информацией и Изображениями (Association for Information and Image Management, AIIM), экономия одной тонны бумаги позволяет спасти 17 деревьев, 26 тысяч литров воды, 3 кубических метра земли, 240 литров горючего и 4 тысячи кВт/ч электричества.

Учитывая текущую скорость ведения бизнеса и количество предприятий и учреждений по всему миру, можно предположить, что уже через 30 лет придется отводить целые здания под хранение бумажных архивов компаний. Еще через 10 лет эти здания-архивы превратятся в целые кварталы, и впоследствии и города. Города, которые при малейшей неосторожности будут гореть и массово уничтожаться, унося с собой ценную информацию и необратимо нанося вред окружающей среде. Для обеспечения предприятий бумагой вырубают миллионы гектаров леса. Именно так Земля становится всё менее зеленой и всё более захламленной бумагой.

Существует возможность переработки использованной бумаги, но можно в принципе свести к минимуму использование бумаги с помощью систем электронного документооборота (СЭД), позволяющих снизить бумажный документооборот на 40%.

Ольга Ломакина, менеджер проектов внедрения СЭД и корпоративных порталов заказчиков компании Softengi: «Согласование отпусков сотрудников и их работ, описание процедур работы компаний и холдингов, служебные записки – всё это можно делать в электронном виде. По нашему опыту, оптимизация классического подхода к делопроизводству помогает перевести от 20% до 50%  всех процессов в электронный вид, что значительно упрощает работу компании. При  разумном подходе к оптимизации бизнес-процессов эта цифра может вырасти до 80%».

Главной задачей внедрения СЭД, как в бизнесе, так и на государственном уровне, является создание единого информационного пространства ведомств и отделов для обмена важной документацией. Такая система не только автоматизирует процесс создания, учета, хранения и согласования документации, что существенно экономит время специалистов, но и позволяет усилить контроль принятия и реализации решений.

На данный момент в Украине уже активно начато внедрение систем электронного документооборота (СЭД) на государственном уровне, что планируется завершить к концу 2013 года полным отказом от бумажной документации.

Электронный документ компактен и безобиден
Электронный документ компактен и безобиден

Источник: http://www.softengi.ua/press-center/?id=World-Without-Electronic-Document-Management-What-Is-It

  1   2  »

Пользовательское соглашение

Опубликовать
Яндекс.Метрика