Tag: документооборот

DropDocs: надёжность и цифровая прозрачность для бизнеса

Posted on

В ситуации, когда компания рассматривает нового подрядчика, часто возникает вопрос о его надёжности. Для получения объективной оценки достаточно обратиться к публичному профилю организации в сервисе DropDocs по адресу dropdocs.ru/id/ИНН: здесь представлен рейтинг благонадёжности, сформированный на основании документов, подтверждённых электронной подписью. Чем выше степень достоверности предоставленных данных, тем выше рейтинг компании, что напрямую отражается на уровне доверия и снижает потенциальные риски при сотрудничестве.

фото: DropDocs: надёжность и цифровая прозрачность для бизнеса

DropDocs (dropdocs.ru) — облачный сервис для электронного документооборота, разработанный специально для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Он объединяет три ключевых функции:

  1. Рейтинг благонадёжности организации — формируется на основе полноты и подлинности загруженных документов, подтверждённых ЭЦП. Чем выше рейтинг, тем выше доверие и меньше налоговых или коммерческих рисков.
  2. Обмен документами и подписание ЭЦП — загрузка и обмен документами в защищённой среде, юридическая значимость подтверждена федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
  3. Надёжное облачное хранение — документы, подписанные ЭЦП, хранятся неизменными, с историей подписяй и возможности архивного восстановления, даже если организация исключена из ЕГРЮЛ

Функционал и преимущества DropDocs

  1. Публичный цифровой профиль организации — уникальная ссылка в сервисе, которая повышает узнаваемость, индексируется поисковиками, способствует росту ИКС и доверия со стороны партнёров.
  2. Прозрачность и безопасность — доступ к документам имеют только зарегистрированные участники: применён принцип «общей известности». Каждая подпись проверяется автоматизированно на подлинность.
  3. Защита от рисков — документы из DropDocs служат доказательной базой “должной осмотрительности” перед налоговыми органами и банками, позволяя снизить шанс претензий или блокировок.
  4. Безбарьерное подписание ЭЦП — DropDocs поддерживает автоматическое подписание через браузер с Рутокеном, без необходимости сложных настроек или роуминга между ЭЦП-провайдерами.
  5. Полный цикл ЭДО — обмен, подписание, хранение документов, а также аналитика и контроль — всё в одной платформе: упрощение взаимодействия и ускорение процессов

DropDocs — это не просто «ещё один ЭДО-сервис». Это место, где документы перестают быть проблемой и превращаются в инструмент доверия. Здесь у бизнеса появляется шанс работать «в белую» и не бояться, что завтра кто-то обвинит его в неосмотрительности.

Если коротко — меньше бумажной волокиты, больше уверенности. И да, спокойнее спать тоже помогает.

Система электронного взаимодействия органов исполнительной власти

Posted on

На сегодняшний день в органах исполнительной власти существует более 20 различных типов систем электронного документооборота, которые решают абсолютно разные задачи и используются различных подразделениях и департаментах.

Безусловно, внедрение электронного документооборота в органах власти, позволяет повысить эффективность процессов информационного обеспечения управления, принятия управленческих решений, контроля исполнительской дисциплины, а также значительно снизить затраты времени на доставку, исполнение, расходы на бумагу и другие расходные материалы. Однако при таком количестве внедренных систем, ведомства все-таки остаются изолированными друг от друга, и эффективность работы отдельно взятой  организации теряется в общей системе межведомственного документооборота, где усложнены процессы контроля и сбора аналитических данных обработки внешних документов.

Создание единого интегрированного информационного пространства органов исполнительной власти  для возможности автоматизированного обмена между существующими системами электронного документооборота позволяет существенно повысить эффективность взаимодействия ведомств: ускоряется доставка документов, появляются возможности межведомственного контроля выполнения поручений и сбора отчетности обработки документов, снижаются расходы на функционирование курьерских и почтовых служб.

Система электронного взаимодействия органов исполнительной власти (СЭВ ОИВ) предназначена для обеспечения эффективного электронного взаимодействия ОИВ  и разработана с учетом нормативно-правового обеспечения технологий обработки, передачи, получения и использования электронных документов или копий бумажных документов, заверенных электронной цифровой подписью.  Необходимо отметить, что СЭВ ОИВ не автоматизирует документооборот внутри ведомств, основными целями при построении СЭВ ОИВ являются:

– реализация единой государственной политики электронного документооборота;

– создание единой системы межведомственного электронного документооборота за счет подключения существующих в центральных органах исполнительной власти и органах местного самоуправления систем электронного документооборота в СЭВ ОИВ;

– создание предпосылок для перехода на безбумажный межведомственный документооборот с использованием исключительно электронного документа;

– внедрение единых стандартов работы с электронным документом.

Централизованные технические сервисы предоставляемые в рамках СЕВ ОИВ:

–           Гарантированная доставка документов.

–           Обеспечение конфиденциальности, целостности и достоверности передаваемой.

–           Взаимодействие с центром сертификации ключей, поддержка ЭЦП.

–           Централизованное ведение базы участников обмена.

–           Поддержка механизма адаптеров для подключения автоматизированных систем электронного документооборота разных производителей.

–           Проверка форматов передаваемой информации на соответствие ТУ У 30.0-33240054-001:2005.

–           Администрирование и мониторинг процессов обмена.

Схема подключения ОИВ к СЭВ
Схема подключения ОИВ к СЭВ

В качестве формата для документа и его метаданных, при реализации возможности обмена между системами электронного документооборота, в СЭВ ОИВ использован формат электронного документооборота в органах государственной власти, формат электронного уведомления, утвержденный приказом Министерства образования и науки, молодежи и спорта Украины от 20.10.2011 № 1207.

Согласно постановлению КМУ от 18 июля 2012 № 670, всем министерствам, другим центральным органам исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым, областным, Киевской и Севастопольской городским государственным администрациям до 1 октября 2012 необходимо принять меры по приведению собственных систем электронного документооборота в соответствии с требованиями к форматам данных электронного документооборота в органах государственной власти для обеспечения работы с системой электронного взаимодействия органов исполнительной власти.

Специалистами компании InBASE уже разработана подсистема «Megapolis. Межведомственный обмен» для подключения органов исполнительной власти, использующих систему Megapolis.Документооборот, к СЭВ.

Подсистема «Megapolis. Межведомственный обмен» обеспечивает выполнение следующих функций:

–           Формирование электронного уведомления по запросу пользователя; формирование, проверку ЭЦП электронного уведомления; обеспечение принятия электронного уведомления; обеспечение принятие квитанции.

–           Ведение журналов отправленных, полученных электронных уведомлений.

–           Формирование отчетов по состоянию электронного уведомления отправленного в СЕВ; отчеты по полученным из СЕВ электронным уведомлениям.

–           Администрирование доступа к формированию электронного уведомления; получению электронного уведомления; просмотра отчетов.

Уже сегодня СЭВ ОИВ позволяет передавать и получать организационно-распорядительные документы в электронном виде, контролировать сроки обработки документов, автоматизировать процесс согласования проектов нормативных документов между органами исполнительной власти.

Источник: http://www.inbase.com.ua/ua/kompaniya/novini/689-sistema-elektronnogo-vzaimodejstviya-organov-ispolnitelskoj-vlasti

Мир без СЭД, какой он?

Posted on

Время – деньги. Этому крылатому выражению почти 300 лет, но оно не только теряет своей актуальности, но приобретает все более важное значение в современном бизнесе. От того умеет ли предприниматель ценить время и быстро реагировать на постоянные изменения бизнес-среды полностью зависит успешность и прибыльность его бизнеса. Прописные истины, которые, к сожалению, не все еще понимают полностью.

Бумажный документооборот засоряет рабочее место и окружающую среду
Бумажный документооборот засоряет рабочее место и окружающую среду

Современный ИТ-мир постоянно прилагает  максимум усилий для создания максимально комфортных, беспроблемных и удобных условий ведения бизнеса, разрабатывая системы электронного документооборота (СЭД), сводящие, например, к нулю любые шансы потерять документ, системы управления финансами, делающие работу финансовых отделов понятной, прозрачной и простой, и многие другие решения для бизнеса.

А теперь представим, что, например, система электронного документооборота так и не была придумана и внедрена в компаниях и государственных учреждениях. Мир без СЭД, какой он?

По статистике каждую неделю рядовой сотрудник офиса распечатывает 6 документов из 10 страниц, что составляет около 2880 листов в год. Средняя компания насчитывает от 50 до 200 сотрудников, что в масштабе тысяч компаний в такой многомиллионной стране, как Украина, насчитывает сотни тысяч гектаров леса, ежегодно уходящих на производство бумаги.  По данным Ассоциации по вопросам Управления Информацией и Изображениями (Association for Information and Image Management, AIIM), экономия одной тонны бумаги позволяет спасти 17 деревьев, 26 тысяч литров воды, 3 кубических метра земли, 240 литров горючего и 4 тысячи кВт/ч электричества.

Учитывая текущую скорость ведения бизнеса и количество предприятий и учреждений по всему миру, можно предположить, что уже через 30 лет придется отводить целые здания под хранение бумажных архивов компаний. Еще через 10 лет эти здания-архивы превратятся в целые кварталы, и впоследствии и города. Города, которые при малейшей неосторожности будут гореть и массово уничтожаться, унося с собой ценную информацию и необратимо нанося вред окружающей среде. Для обеспечения предприятий бумагой вырубают миллионы гектаров леса. Именно так Земля становится всё менее зеленой и всё более захламленной бумагой.

Существует возможность переработки использованной бумаги, но можно в принципе свести к минимуму использование бумаги с помощью систем электронного документооборота (СЭД), позволяющих снизить бумажный документооборот на 40%.

Ольга Ломакина, менеджер проектов внедрения СЭД и корпоративных порталов заказчиков компании Softengi: «Согласование отпусков сотрудников и их работ, описание процедур работы компаний и холдингов, служебные записки – всё это можно делать в электронном виде. По нашему опыту, оптимизация классического подхода к делопроизводству помогает перевести от 20% до 50%  всех процессов в электронный вид, что значительно упрощает работу компании. При  разумном подходе к оптимизации бизнес-процессов эта цифра может вырасти до 80%».

Главной задачей внедрения СЭД, как в бизнесе, так и на государственном уровне, является создание единого информационного пространства ведомств и отделов для обмена важной документацией. Такая система не только автоматизирует процесс создания, учета, хранения и согласования документации, что существенно экономит время специалистов, но и позволяет усилить контроль принятия и реализации решений.

На данный момент в Украине уже активно начато внедрение систем электронного документооборота (СЭД) на государственном уровне, что планируется завершить к концу 2013 года полным отказом от бумажной документации.

Электронный документ компактен и безобиден
Электронный документ компактен и безобиден

Источник: http://www.softengi.ua/press-center/?id=World-Without-Electronic-Document-Management-What-Is-It

Компания InBASE поделилась опытом внедрения документооборота в Госсекторе

Posted on

В ходе выставки-конференции DocFlow-2012, которая проходит 19 сентября в помещении «Украинского дома» Александр Россол, директор компании InBASEконсорциума IntecracyGroup, выступил с докладом на тему «Лучшие практики внедрения СЭД в органах государственной власти Украины».

В докладе Александр Россол рассмотрел примеры внедрения системы Megapolis.Документооборот в крупных органах государственной власти Украины и отметил, что эта система документооборота изначально была создана специально для госсектора. — Бизнес-процессы в таких организациях регламентированы большим количеством различных документов. Это и законы, и положения, и инструкции, и регламенты и много чего еще. Для выполнения своих обязанностей работник должен руководствоваться ими. Соответственно, в системе Megapolis.Документооборот учли все эти нюансы, — отмечает эксперт.
Источник: http://inbase.com.ua/ru/kompaniya/novosti/624-kompaniya-inbase-podelilas-opytom-vnedreniya-dokumentooborota-v-gossektore

  1   2  »

Пользовательское соглашение

Опубликовать
Яндекс.Метрика