Всероссийское музейное объединение музыкальной культуры имени М.И. Глинки перешло на электронный документооборот с системой «ДЕЛО»

Компания «Юниксофт», партнер ЭОС, завершила развертывание системы электронного документооборота «ДЕЛО» во Всероссийском музейном объединении музыкальной культуры имени М.И. Глинки. В августе текущего года, подразделения и филиалы Музейного объединения начали промышленное использование СЭД.

Федеральное государственное бюджетное учреждение культуры «Всероссийское музейное объединение музыкальной культуры имени М.И. Глинки» – крупнейшая сокровищница памятников музыкальной культуры, не имеющая аналогов в мире. В 1995 году указом Президента Российской Федерации Музей был включен в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации. Важнейшей частью музейного фонда является коллекция музыкальных инструментов народов мира.

В состав Музейного объединения, помимо Центрального музея музыкальной культуры на улице Фадеева, входят Музей-квартира А.Б. Гольденвейзера, Музей-квартира Н.С. Голованова, Мемориальная усадьба Ф.И. Шаляпина, Музей С.С. Прокофьева, Музей «П.И. Чайковский и Москва», Дом-музей С.И. Танеева (в стадии создания).

В соответствии с Уставом Музей осуществляет культурную, образовательную и научную деятельность по сохранению, созданию, распространению и освоению культурных ценностей. Система электронного документооборота, необходимость в которой стала очевидной с ростом количества объектов музейного фонда и сопровождающих внутреннюю деятельность документов, должна была решить несколько ключевых задач:
•организация электронного документооборота в подразделениях и филиалах Музейного объединения;
•перевод в электронный вид процессов регистрации документов;
•обеспечение контроля исполнения документов и поручений руководства;
•согласование проектов документов в электронном виде.

Проект был реализован в кратчайший срок – исполнитель потратил менее месяца на все этапы, начиная с анализа существующей схемы документооборота до запуска СЭД в промышленную эксплуатацию. Для решения задач удаленного доступа в базу данных была выбрана подсистема «ДЕЛО-Web».

Анализ существующей схемы документооборота специалисты компании «Юниксофт» провели в форме анкетирования специалистов заказчика. В результате была определена архитектура СЭД, проведена предварительная настройка системы, заполнение справочников.

Первыми пользователями СЭД стали работники секретариата, которые прошли обучение на площадях Музейного объединения. В системе были налажены процессы регистрации входящих, исходящих, договоров, заявок на музыкальные инструменты. Для перевода документов в электронный вид был приобретен комплект рабочих мест опции «Сканирование». На этой же стадии была налажена схема контроля поручений генерального директора и его первого заместителя.

Следующей стадией проекта стал запуск системы в подразделениях и филиалах Объединения. Работники этих структур были включены в процессы исполнения и контроля поручений руководства, стали участниками процедур подготовки и согласования проектов исходящих писем, договоров, заявок на музыкальные инструменты в электронном виде. Кроме этого, был организован обмен служебными записками и внутренними заявками через СЭД «ДЕЛО». Для удаленной работы генерального директора в СЭД было приобретено мобильное приложение iEOS, собственная разработка компании ЭОС для работы на iPAD.

Обучение пользователей из подразделений было проведено в форме тренинга. Освоение системы в короткий срок позволило начать полноценное использование СЭД «ДЕЛО» во всех структурах Музейного объединения. В настоящее время система работает под авторским надзором исполнителя проекта, в результате которого будет проведена дальнейшая кастомизация системы под нужды заказчика.

Напомним, что СЭД «ДЕЛО» используется во многих музейных учреждениях России. Ранее система внедрена в Государственной Третьяковской галерее, Государственном историко-культурном музее-заповеднике «Московский Кремль», Государственном музее-заповеднике «Петергоф», Государственном Эрмитаже и других учреждениях, составляющих золотой фонд культурного наследия нашей страны.

В Московском городском педагогическом университете электронный документооборот на EOS for SharePoint охватывает все подразделения

В Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования города Москвы «Московский городской педагогический университет» (ГБОУ ВПО МГПУ) внедряется система EOS for SharePoint. Сегодня в МГПУ в общем информационном пространстве работают все подразделения университета — административно-управленческие, научно-исследовательские, образовательные, инновационные структуры. Проект ведет ООО «Юниксофт», партнер ЭОС.

ГБОУ ВПО МГПУ создан в 1995 году Правительством Москвы. За годы своего существования МГПУ сформировался как центр науки, образования и культуры столицы и вошел в тройку ведущих педагогических университетов России. В структуре МГПУ 11 институтов и экономический, гуманитарно-правовой и педагогические колледжи, Университетская школа, филиал в г. Самаре, в которых в общей сложности обучается около 16 тысяч студентов. В настоящий момент проходит реорганизация в форме присоединения к МГПУ еще 10 педагогических колледжей и 1 межшкольного учебного комбината.

Развертывание решения было начато в конце прошлого года – реализован пилотный проект по созданию системы электронного документооборота с автоматизацией базовых задач по управлению документами и ключевых подразделений. Внедрение системы стало составной частью процесса создания единой информационно-образовательной среды вуза. СЭД EOS for SharePoint должна была стать инструментом для организации внутреннего документооборота, взаимодействия между подразделениями МГПУ и средой для совместной работы.

Первый этап – пилотное развертывание EOS for SharePoint – был завершен за 15 дней. Специалисты компании «Юниксофт» провели обследование документооборота и обучение настройкам и установке системы, совместно со специалистами заказчика развернули EOS for SharePoint на сервере и рабочих местах, настроили 5 видов документов (входящие, исходящие, внутренние, приказы, распоряжения). СЭД была установлена членам ректората (руководителям структурных подразделений вуза) и сотрудникам общего отдела.

Насыщенность актуальным функционалом, высокая адаптивность системы EOS for SharePoint и простота настроек позволили решить первоочередные задачи уже на стадии пилотного проекта: был автоматизирован управленческий документооборот и налажен контроль исполнения документов. Средствами СЭД была организована регистрация входящих, исходящих документов, выдача поручений по ним, подготовка отчетности по исполнительской дисциплине структурных подразделений. Была произведена настройка печатных форм, организовано сканирование оригиналов документов, сформирован электронный телефонный справочник, осуществлено обучение специалистов общего отдела.

Желание заказчика более полно использовать возможности электронного документооборота послужило причиной принятия решения о расширении сферы применения EOS for SharePoint. Летом 2014 года МГПУ приобрёл дополнительные рабочие места системы, и общее количество их достигло 180.

115 лицензий получили структурные подразделения:
•управление организации и информационного сопровождения приема абитуриентов;
•управление планирования и координации научно-исследовательских работ;
•центр управления инновационными проектами университета;
•центр развития ребенка и здоровье сберегающей деятельности в образовании;
•управление по организации воспитательной работы;
•институт дополнительного образования;
•центр развития карьеры и др.

35 конкурентных лицензий были закуплены для использования сотрудниками университета, которые работают в СЭД эпизодически. Второй этап был реализован за 10 дней. Всего в системе настроены 18 видов документов, в том числе:
•приказы и распоряжения (общие приказы, приказы очного обучения, общие распоряжения, приказы заочного обучения, приказы очно-заочной деятельности, приказы экстерната, приказы аспирантуры, приказы по повышению квалификации, приказы по ДПО и переподготовка слушателей, приказы по новому набору, приказы по центру «Образование»);
•входящие документы (входящие из департамента образования г.Москвы, входящее из ФОИВ, входящее из других организаций);
•3 вида исходящих документов;
•служебные записки.

Таким образом, 1 этап внедрения электронного документооборота в Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования города Москвы «Московский городской педагогический университет» на базе EOS for SharePoint реализован в минимальные сроки. Сотрудниками МГПУ самостоятельно настроены дополнительные виды документов. Завершается тестирование бизнес-процесса согласования проектов документов.

Напомним, что решение EOS for SharePoint, разработанное компанией «Электронные Офисные Системы» на базе ECM-платформы Microsoft SharePoint, приобретено вузом по акции «Академическая лицензия». Данная акция предусматривает скидку 50% для учебных заведений на приобретаемые лицензии на рабочие места.

Югра развивает электронный документооборот на муниципальном уровне: «ДЕЛО» в администрации Мегиона

Ханты-Мансийский автономный округ — Югра является одним из лидеров среди регионов России по уровню информатизации. Округ регулярно занимает высокие позиции в рейтингах Минкомсвязи по развитию информационного общества, по доле граждан, пользующихся Единым порталом государственных и муниципальных услуг (www.gosuslugi.ru), Югра занимает 4 место среди субъектов Российской Федерации.
Руководство территории много внимания уделяет развитию составляющих «электронного правительства» и развитию IT-инфраструктуры. Регион реализует государственную программу «Информационное общество Ханты-Мансийского автономного округа — Югры на 2014 — 2020 годы» (ранее – целевая программа «Информационное общество – Югра» на 2011-2015 годы»), одним из направлений которой является создание, внедрение и сопровождение автоматизированных информационных систем в области делопроизводства и документооборота органов государственной власти и органов местного самоуправления автономного округа.
С 2010 года в регионе реализуется комплексный проект внедрения СЭД «ДЕЛО» в аппарате правительства, а также во всех органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. Сегодня органы власти обмениваются документами в СЭД по защищенным каналам, взаимодействие с муниципальными администрациями реализовано через «Сервер электронного взаимодействия» (СЭВ).
Одним из муниципалитетов, активно развивающих электронный документооборот в органах местного самоуправления, является город Мегион. В администрации города Мегиона первые лицензии СЭД «ДЕЛО» были приобретены в 2011 году. Проект начался с автоматизации участка регистрации документов в канцелярии, а в настоящее время с помощью СЭД «ДЕЛО» организовано управление документооборотом с подключением всех подразделений администрации. В 2014 году муниципалитет приобрел систему «Архивное ДЕЛО», предназначенную для автоматизации работы архива.
Исполнителем проекта по автоматизации управления документами в администрации Мегиона является ООО «Программ-Сервис», партнер ЭОС в данном регионе. На всех этапах развития СЭД специалисты компании выполняли работы по установке, настройке программного обеспечения и обучению пользователей.
Муниципалитет выбрал смешанную систему делопроизводства. Входящие документы и письма за подписью главы города обрабатываются централизованно в канцелярии, при этом исходящие письма за подписью заместителей главы регистрируют специалисты приемных. Письма, поступающие из Правительства ХМАО – Югры, регистрируются через электронную почту (с паспортом выгрузки из СЭД «ДЕЛО» Правительства). Настроена и протестирована регистрация данных  писем через СЭВ.
К системе подключены все органы администрации города (по одной лицензии на каждый отдел). При этом часть пользователей работает в СЭД через подсистему «ДЕЛО-Web». Письма с резолюцией главы пересылаются на исполнение в электронном виде. В системе реализован контроль исполнения по всем группам документов. Опция «Оповещение и уведомление» позволяет исполнителям вовремя получать информацию о статусе документов и наступлении контрольных сроков.
Опции «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», «Поиск по штрих-коду», приобретенные администрацией Мегиона, позволяют массово переводить документы в электронный вид с прикреплением к регистрационным карточкам электронных образов документов. Опции «Электронная подпись и шифрование» и «Сервер проверки ЭП» позволяют реализовать юридически значимый электронный документооборот. Кроме этого, заказчиком приобретены подсистемы «Мобильный кабинет» (для удаленной работы вне офиса с помощью мобильных устройств) и «АРМ Руководителя» (специализированное мобильное приложение, ориентированное преимущественно на руководителей). Все опции активно используются.
В администрации средствами СЭД «ДЕЛО» автоматизирована работа Отдела по работе с обращениями граждан. В системе ведутся журналы устного и письменного приема, ведется журнал записи на прием, карточки обращений граждан. Резолюции руководителей по обращениям и отчеты об итогах их рассмотрения также заносятся в СЭД «ДЕЛО». С помощью модуля отчетных форм формируется статистика по обращениям и аналитическая отчетность.
Таким образом, администрация города Мегиона демонстрирует высокий уровень проникновения электронного документооборота в деятельность структурных подразделений. В ближайшее время заказчик планирует приобретение дополнительных лицензий подсистемы «ДЕЛО-Web», что позволит провести автоматизацию рабочих мест всех сотрудников администрации города по принципу «до конечного исполнителя».

Электронный документооборот приходит в школы: «ДЕЛО» внедрено в Боровской СОШ № 2 Тюменской области

В последние годы учебные заведения различного уровня активно интересуются системами электронного документооборота компании ЭОС. Программные продукты для автоматизации управления документами популярны не только как инструменты организации учебного процесса, но и как средства для автоматизации внутренних деловых процедур. Вслед за высшими учебными заведениями и учреждениями среднего профессионального образования системы электронного документооборота приобретают детские сады, организации дополнительного образования и общеобразовательные школы.
В 2014 году ООО «Программ-Сервис», партнер ЭОС в Тюменской области, внедрило систему электронного документооборота в Муниципальном автономном общеобразовательном учреждении Боровская средняя общеобразовательная школа № 2 Тюменского муниципального района. Для автоматизации внутреннего документооборота в Боровской СОШ № 2 была выбрана СЭД «ДЕЛО».
Школа является второй по численности обучающихся среди общеобразовательных учреждений района. Функции и полномочия учредителя МАОУ Боровской СОШ № 2 осуществляет Администрация Тюменского муниципального района в лице Управления образования Администрации Тюменского муниципального района.
Внедрение СЭД «ДЕЛО» в Боровской СОШ № 2 должно было решить ряд первоочередных задач по управлению внутренними документами:
— автоматизация процесса регистрации;
— налаживание системы контроля исполнения;
— обеспечение оперативного поиска по базе зарегистрированных документов.
ООО «Программ-Сервис» в короткий срок выполнило весь комплекс работ по установке, настройке СЭД и обучению работе с системой. В настоящее время СЭД «ДЕЛО» функционирует в штатном режиме. Автоматизирована регистрация входящей и исходящей корреспонденции, резолюций руководства, реализованы механизмы обеспечения контроля исполнения. В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест и расширение участка автоматизации документооборота. На следующем этапе СЭД «ДЕЛО» будет использоваться в качестве канала обмена служебными документами между сотрудниками, задействованными в процессах подготовки и исполнения служебных документов.

«  1   2   3  »
Яндекс.Метрика level: 4