На сегодняшний день в органах исполнительной власти существует более 20 различных типов систем электронного документооборота, которые решают абсолютно разные задачи и используются различных подразделениях и департаментах.
Безусловно, внедрение электронного документооборота в органах власти, позволяет повысить эффективность процессов информационного обеспечения управления, принятия управленческих решений, контроля исполнительской дисциплины, а также значительно снизить затраты времени на доставку, исполнение, расходы на бумагу и другие расходные материалы. Однако при таком количестве внедренных систем, ведомства все-таки остаются изолированными друг от друга, и эффективность работы отдельно взятой организации теряется в общей системе межведомственного документооборота, где усложнены процессы контроля и сбора аналитических данных обработки внешних документов.
Создание единого интегрированного информационного пространства органов исполнительной власти для возможности автоматизированного обмена между существующими системами электронного документооборота позволяет существенно повысить эффективность взаимодействия ведомств: ускоряется доставка документов, появляются возможности межведомственного контроля выполнения поручений и сбора отчетности обработки документов, снижаются расходы на функционирование курьерских и почтовых служб.
Система электронного взаимодействия органов исполнительной власти (СЭВ ОИВ) предназначена для обеспечения эффективного электронного взаимодействия ОИВ и разработана с учетом нормативно-правового обеспечения технологий обработки, передачи, получения и использования электронных документов или копий бумажных документов, заверенных электронной цифровой подписью. Необходимо отметить, что СЭВ ОИВ не автоматизирует документооборот внутри ведомств, основными целями при построении СЭВ ОИВ являются:
— реализация единой государственной политики электронного документооборота;
— создание единой системы межведомственного электронного документооборота за счет подключения существующих в центральных органах исполнительной власти и органах местного самоуправления систем электронного документооборота в СЭВ ОИВ;
— создание предпосылок для перехода на безбумажный межведомственный документооборот с использованием исключительно электронного документа;
— внедрение единых стандартов работы с электронным документом.
Централизованные технические сервисы предоставляемые в рамках СЕВ ОИВ:
— Гарантированная доставка документов.
— Обеспечение конфиденциальности, целостности и достоверности передаваемой.
— Взаимодействие с центром сертификации ключей, поддержка ЭЦП.
— Централизованное ведение базы участников обмена.
— Поддержка механизма адаптеров для подключения автоматизированных систем электронного документооборота разных производителей.
— Проверка форматов передаваемой информации на соответствие ТУ У 30.0-33240054-001:2005.
— Администрирование и мониторинг процессов обмена.
В качестве формата для документа и его метаданных, при реализации возможности обмена между системами электронного документооборота, в СЭВ ОИВ использован формат электронного документооборота в органах государственной власти, формат электронного уведомления, утвержденный приказом Министерства образования и науки, молодежи и спорта Украины от 20.10.2011 № 1207.
Согласно постановлению КМУ от 18 июля 2012 № 670, всем министерствам, другим центральным органам исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым, областным, Киевской и Севастопольской городским государственным администрациям до 1 октября 2012 необходимо принять меры по приведению собственных систем электронного документооборота в соответствии с требованиями к форматам данных электронного документооборота в органах государственной власти для обеспечения работы с системой электронного взаимодействия органов исполнительной власти.
Специалистами компании InBASE уже разработана подсистема «Megapolis. Межведомственный обмен» для подключения органов исполнительной власти, использующих систему Megapolis.Документооборот, к СЭВ.
Подсистема «Megapolis. Межведомственный обмен» обеспечивает выполнение следующих функций:
— Формирование электронного уведомления по запросу пользователя; формирование, проверку ЭЦП электронного уведомления; обеспечение принятия электронного уведомления; обеспечение принятие квитанции.
— Ведение журналов отправленных, полученных электронных уведомлений.
— Формирование отчетов по состоянию электронного уведомления отправленного в СЕВ; отчеты по полученным из СЕВ электронным уведомлениям.
— Администрирование доступа к формированию электронного уведомления; получению электронного уведомления; просмотра отчетов.
Уже сегодня СЭВ ОИВ позволяет передавать и получать организационно-распорядительные документы в электронном виде, контролировать сроки обработки документов, автоматизировать процесс согласования проектов нормативных документов между органами исполнительной власти.